Тренинги, семинары, встречи с представителями СМИ, совещания – все эти мероприятия требуют соответствующего помещения для организации. Идеальным вариантом будет зал, который предназначен специально для конференций. Организатору события нужно найти подходящий вариант и забронировать его заранее.
В столице найти такое помещение проще – все же, выбор здесь немаленький. Однако надо учитывать множество нюансов при аренде. Например, имеют значение территориальный охват мероприятия. Задействованы ли в нем люди из разных городов или даже стран? Если ответ положительный, лучше бронировать конференц зал Киев, который находится при одном из отелей. Например, помещения для этой цели может предоставить Premier Hotel Rus. На его территории расположено семь залов. Все они отличаются по своим размерам и оформлению.
В самом отеле вы сможете с комфортом расположить всех участников конференции. Как правило, масштабные события длятся не менее двух дней. Соответственно важно обеспечить достойные условия проживания гостям. К тому же в отеле есть возможность воспользоваться услугой трансфера из аэропорта наиболее важных и влиятельных участников.
Важно правильно определить вместительность зала. Арендуя слишком большое помещение, вы зря тратите деньги. К тому же, если на событие приглашены СМИ, пустоты в зале будут смотреться на картинке не солидно. Возникнет ощущение, что мероприятие не достаточно значимое.
Ну, а находиться долгое время в тесном помещении будет сложно физически. Участники конференции начнут терять концентрацию.
Обязательно нужно учитывать оснащение зала. Проверьте, насколько комфортная мебель, как оформлено место для выступлений. Обязательно нужно, чтобы помещение было оборудовано мультимедиатехникой. Обязательно потребуется несколько хороших микрофонов. Для демонстрации проектов и графиков нужен экран и проектор. Не будет лишним и флипчарт.
Обязательно проверьте функциональность оборудования. Во время конференции не должно возникнуть никаких проблем или сбоев. К тому же следует убедиться, что изображение на экране будет хорошо видно со всех точек зала.
Если мероприятие запланировано на теплое время года, арендуйте зал с климатической техникой. Жара сильно влияет на концентрацию и внимание. Участники конференции перестанут улавливать суть докладов уже после часа выступлений в такой обстановке.
Уточните, входит ли оборудование в стоимость аренды или за него нужно доплачивать отдельно.
