Електронний документообіг (ЕДО) уже давно перестав бути інновацією ― сьогодні підписати документ онлайн це стандарт ефективного бізнесу. Проте в Україні досі існує чимало міфів, які досі заважають підприємцям перейти на цифрові документи.

Вони ґрунтуються на стереотипах минулих років та недостатньому розумінні сучасних технологій. У цій статті розберемо п’ять найпоширеніших хибних уявлень про ЕДО та з’ясуємо, чому їм не варто вірити.

Міф 1: Електронний документообіг — це тільки для великих компаній

Багато хто вважає, що ЕДО підходить лише корпораціям із великим обігом документів. Насправді електронні рішення однаково ефективні як для малого бізнесу, так і для ФОПів. Сервіси електронного документообігу пропонують гнучкі тарифи та простий функціонал, який дозволяє навіть невеликим компаніям економити час та ресурси. Тож незалежно від масштабів, бізнес може отримати вигоду від переходу на електронні документи.

Міф 2: ЕДО — це складно і потребує окремого IT-відділу

Ще кілька років тому цифровізація могла здаватися складним процесом, але сьогодні все змінилося. Сучасні платформи створені з акцентом на зручність: інтерфейс інтуїтивно зрозумілий, а для старту достатньо комп’ютера та електронного підпису. Більшість процесів автоматизовані, а підтримка сервісів завжди готова допомогти. Тому впровадження ЕДО не потребує окремого IT-відділу чи спеціальних технічних знань.

Міф 3: Електронні документи — це небезпечно

Побоювання щодо безпеки часто виникають через незнання, як саме працюють технології захисту. Насправді електронний документообіг навіть безпечніший за паперовий:

  • усі документи підписуються КЕП (кваліфікованим електронним підписом), який має юридичну силу;
  • файли зберігаються в захищених хмарних сховищах;
  • кожна дія в системі фіксується, що виключає можливість непомітних змін.

Таким чином, ризик підробки чи втрати документа значно менший, ніж у традиційних паперових процесах.

Міф 4: З ЕДО все одно доведеться дублювати документи на папері

Цей міф ― один із найбільш усталених. Насправді, згідно із законодавством України, електронні документи, підписані КЕП, мають таку ж юридичну силу, як і паперові. Тому дублювати їх у фізичному вигляді немає жодної потреби. Паперові копії можуть знадобитися лише у виняткових випадках, але у 99% бізнес-процесів вони не потрібні.

Міф 5: Впровадження ЕДО — це дорого

Ще один поширений аргумент проти цифровізації ― висока вартість. Насправді витрати на впровадження ЕДО значно менші, ніж витрати на друк, кур’єрські послуги та зберігання паперових архівів. Більше того, сучасні сервіси пропонують гнучкі тарифні пакети, серед яких є навіть безкоштовні опції для малого бізнесу. Тому економічна вигода від ЕДО відчутна вже з перших місяців використання.

Висновок

Міфи про електронний документообіг давно втратили актуальність. ЕДО вже не привілей великих компаній, не складний технічний проєкт і точно не небезпечний експеримент. 

Це зручний, надійний і економний інструмент, який відкриває бізнесу нові можливості. Чим раніше компанії відмовляться від паперових стереотипів і перейдуть на електронні документи, тим швидше вони отримають перевагу в ефективності та конкурентоспроможності.