На багатьох підприємствах в Києві та Україні ключі від кабінетів, складів, серверних та виробничого обладнання роками зберігаються без жодної системи: у шухлядах столів, на цвяхах при вході чи просто в кишенях співробітників. Така практика створює серйозні проблеми для служби безпеки. Неможливо швидко з'ясувати, хто останнім відвідував приміщення та скільки дублікатів ключів існує. У разі втрати ключа доводиться міняти замки одразу на кількох дверях. Крім того, хаотичне зберігання полегшує несанкціонований доступ до цінностей та обладнання.
Системи обліку: ключниці та шафки
Перший крок до порядку − впровадження централізованої системи зберігання. Металеві ключниці з пронумерованими гачками та шафки з індивідуальними осередками дозволяють закріпити за кожним ключем конкретне місце та відповідальну особу. Такі рішення підходять для невеликих офісів. Проте ключниці не завжди вирішують питання контролю, факт видачі ключа ще не гарантує, що його не скопіювали чи не використали у неробочий час.
Нестандартні органайзери, пенали та тубуси для зберігання ключів
Для режимних об'єктів, готелів, банків та підприємств із підвищеними вимогами до безпеки класичних ключниць часто недостатньо. Тут на допомогу приходять спеціалізовані пенали й тубуси для зберігання ключів, які дозволяють зберігати та опечатувати ключі після кожного використання. Такий тубус є герметичною ємністю з механізмом фіксації, що унеможливлює вилучення ключа без порушення пломби. Це зручно для:
- серверних приміщень з обмеженим доступом, де кожне відкриття має фіксуватися документально;
- складських зон з матеріальними цінностями, де важливо контролювати кожну видачу;
- готельних номерів та службових приміщень, де ключі передаються між змінами персоналу;
- виробничих ділянок з небезпечним обладнанням, доступ до якого регламентований.
Популярністю в Києві користується тубус для ключів з фіксатором, що надійно утримує ключ всередині корпусу. Для жорсткіших умов експлуатації підійде тубус металевий для ключів − стійкий до пошкоджень та спроб розкриття.
Як правильно опечатувати ключі та вести облік?
Опечатування ключа виконується після кожного отримання доступу до приміщення: відповідальна особа вкладає ключ у тубус, закриває його та встановлює номерну пломбу. Номер пломби фіксується в журналі обліку разом із прізвищем працівника, датою та часом операції. Для ефективної роботи системи варто дотримуватися наступних принципів:
- призначити відповідального за видачу та прийом опечатаних тубусів;
- вести єдиний журнал обліку з фіксацією номерів пломб;
- перевіряти цілісність пломби при кожному поверненні тубуса;
- регулярно звіряти кількість ключів із записами в журналі.
Такий підхід дозволяє миттєво виявити несанкціоноване розкриття та встановити, хто останнім працював із приміщенням.
Впровадження системи опечатування ключів у Києві
Перехід на систему з тубусами не потребує складного переоснащення. Достатньо визначити приміщення з обмеженим доступом, підібрати відповідні вироби та затвердити внутрішній регламент. Купити тубуси для ключів можна для будь-якої кількості приміщень − від офісу до виробничого комплексу. Готові набори та окремі елементи для організації такого обліку пропонує український виробник засобів для опломбування Olavtex, у каталозі якого можна підібрати тубуси, пенали та супутні засоби пломбування для будь-якої кількості приміщень, від невеликого офісу до великого виробничого комплексу. Якщо підприємство розташоване в столиці, можна тубус для ключів купити у Києві в 1 з 4 офісів-магазинів з доставкою на об'єкт.
