В Украине оцифровывают трудовые книжки: как не потерять стаж

В Украине происходит переход на электронный учет трудовой деятельности. Об этом сообщает Пенсионный фонд Украины и внесение изменений в некоторые законодательные акты.

Цифронизация – одно из основных направлений развития общественной жизни, неотделимой частью которой является пенсионное обеспечение. В частности, уже сейчас в Украине идет переход на электронные трудовые книжки.

В связи с этим у многих граждан возникают вопросы: могут ли быть штрафы, не сгорит ли стаж и вообще можно ли будет подать документы после завершения переходного периода ?

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Она содержит всю информацию о вашей трудовой деятельности: места работы, должности, периоды работы, приказы о принятии и увольнении.

При этом бумажная книжка после оцифровки не выбрасывается — она отдается владельцу на хранение и продолжает иметь юридическую силу. Однако в приоритете остается электронная трудовая книжка.

Почему происходит оцифровка: главные причины реформы

Переход на электронный формат обусловлен несколькими важными факторами:

• Автоматическое назначение пенсии. Главная цель – чтобы человек при достижении пенсионного возраста получал выплаты автоматически («в один клик»), без необходимости собирать справки и другие документы в госучреждениях.
• Защита от утраты и ликвидирования. Бумажную книгу можно потерять, она может сгореть или остаться на оккупированной территории или в зоне боевых действий. Цифровые данные надежно защищены в надежных государственных серверах.
• Устранение человеческого фактора. Минимизируются вероятность возникновения проблем при заполнении бумажных трудовых книжек, например из-за невнимательности кадровика, который может совершить ошибку или забыть поставить печать.

Обязательно ли оцифровывать трудовую книжку

На сегодняшний день это непременно. Согласно Закону Украины № 1217-IX, в Украине введен пятилетний переходный период для оцифровки бумажных трудовых книжек. Таким образом, дедлайном оцифровки трудовых книг является дата – 10.06.2026.

Обращаем внимание, что этот процесс обязателен для всех работников, а также временно не работающих граждан.

Еще не подписаны на наш Telegram-канал " Главные новости Киева – 44.ua "? Тогда присоединяйтесь, чтобы быть в курсе актуальных, важных и проверенных новостей Киева, Киевской области и Украины.

Кому следует сделать это в первую очередь

Хотя процесс оцифровки трудовых книг касается всех, особое внимание прямо сейчас следует уделить:

• Людям предпенсионного возраста (чтобы своевременно выявить проблемы со стажем).
• Лицам, имеющим стаж, приобретенный до 1 января 2004 года (до введения системы персонифицированного учета).
• Тем, кто часто сменяет работу или работает у частных предпринимателей.
• Гражданам, планирующим выезд за границу.

Как оцифровать трудовую книжку: инструкция

Процедуру может выполнить как ваш работодатель, так и вы самостоятельно следующим образом:

• Подготовьте документы. Сканируйте или качественно сфотографируйте все страницы трудовой книжки и документы о стаже (диплом, военный билет). Фотографии должны быть четкими, в формате JPG или PDF, размер каждого файла — не более 1 Мб.
• Авторизируйтесь. Зайдите на Портал электронных услуг ПФУ с помощью КЭП (квалифицированной электронной подписи), Действие. Подписи или BankID.
• Найдите нужный раздел. В левом меню выберите «Сведения о трудовых отношениях».
• Заполните данные и загрузите файлы. Согласитесь на обработку персональных данных, проверьте свои реквизиты и прикрепите подготовленные скан-копии.
• Подпишите и отправьте. Наложите свой КЭП и отправьте документы на рассмотрение ПФУ. Статус обработки можно проверить в личном кабинете.

Будут ли штрафы после 10 июня 2026 года

10 июня 2026 года завершается официальный 5-летний переходный период, отведенный на оцифровку.

Непосредственные финансовые «штрафы» или наказания для обычных граждан за отсутствие электронной трудовой после этой даты законодательством не предусмотрены.

Однако если данные не будут внесены в систему, пенсию не смогут назначить автоматически. Вам придется в ручном режиме доказывать свой стаж, подавать бумажные документы, что существенно отсрочит получение первых пенсионных денег.

Как не потерять годы стажа: что нужно проверить перед оцифровкой

В Пенсионном фонде тщательно и ответственно оценивают документы. Перед отправкой скан-копии внимательно проверьте бумажную книжку на наличие следующих ошибок:

• Титульная страница. Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны идеально совпадать с паспортными данными.
• Печать и подпись. Каждая запись о принятии или увольнении должна быть заверена печатью предприятия и подписью ответственного лица. Если печать нечеткая – ПФУ может не отнести этот период.
• Исправление. Любые исправления ручкой поверх текста без заверяющей надписи «Исправленному верить» и печати делают запись недействительной.
• Смена фамилии. Если вы меняли фамилию (например, после бракосочетания), на внутренней стороне обложки должна быть соответствующая запись со ссылкой на свидетельство о браке, заверенное печатью.