Как выбрать кассовый аппарат, который будет соответствовать требованиям законодательства

Как выбрать кассовый аппарат, выполнить требования законодательства и соблюсти интересы бизнеса?

Законодательство стремительно меняется. Вводятся новые правила и рекомендации. Многие предприниматели столкнулись с множеством проблем в связи с обязательным введением РРО для ФОП 2-4 групп с 01.01.2022. Чтобы избежать штрафов от налоговой службы за нарушения, не потерять свой бизнес и репутацию, руководители были вынуждены обзавестись кассовым аппаратом. Это долго, дорого и сложно, особенно для тех, кто никогда раньше не имел дела с кассами. 

Однако наравне с классическими кассовыми аппаратами закон допускает использование программных РРО. Инновационный ПРРО Checkbox предлагает альтернативное и более выгодное решение для владельцев бизнеса — программный электронный регистратор, который не требует наличия кассового аппарата, а производит продажу и выдачу чеков на сервере. Чекбокс — это:

• быстро - первый чек можно выдать через 15 минут после регистрации
• дешево - первый месяц бесплатно, далее 149 грн./мес.
• очень просто - регистрация и настройка интуитивно понятны для новых пользователей.

Как соблюсти нормы законодательства при использовании ПРРО

ПРРО — это тот же регистр расчетов, только в электронном формате. Может управляться при помощи любого устройства (компьютера, смартфона, планшета, POS-терминала). Используется для функции фискализации операций по приходу денежных ресурсов от клиентов. Не нужно приобретать кассу, достаточно внести данные о чеках в программу, которые моментально передаются в налоговую службу страны. 

Чтобы устройство соответствовало выдвинутым требованиям законодательства, достаточно просто пройти регистрацию в личном кабинете Чекбокс. Никуда дополнительно ходить не нужно, все данные и формы будут переданы в налоговую автоматически, подтверждение успешной регистрации ПРРО вы получите там же в личном кабинете.

Требования к кассам

Мало просто приобрести кассовое устройство. Оно должно с удобством использоваться специалистом и быть простым для клиента. Также важно, чтобы аппарат подключался к другим офисным техникам или работал, например, от планшета. 

Какие основные правила выдвигает законодательство Украины:

1. Передача данных осуществляется исключительно в цифровом виде.
2. Бесперебойная работа фискального регистратора для чеков — важно.
3. Надежное и качественное обслуживание аппарата от сервиса.
4. Установленный срок жизненного цикла чекового аппарата — 7 лет.
5. Кассовый сервер с функцией масштабирования.

Если вы подумали, что стационарные кассовые аппараты - это непонятно и неудобно, разделяем вашу точку зрения. Checkbox — программа, которая удовлетворяет все требования на законодательном уровне, упрощает работу и экономит время.

Возможно ли отказаться от использования РРО

Конечно, да. Закон приравнивает программные РРО к классическим. Чекбокс — программа, которая позволяет не приобретать аппараты, использующиеся в виде кассы. Благодаря автоматизации процессов на сервере предприниматели могут не переживать за передачу данных, указанных на чеках клиентов. ПРРО по назначению аналогичен обычному кассовому устройству, но не занимает физического места. 

Для использования требуется компьютер или любое устройство со стабильным выходом в сеть Internet. После регистрации программы на сайте кассовый сотрудник сможет использовать те же функции, что присущи стандартному кассовому аппарату. 

Отказаться от использования кассовыми аппаратами также могут как офлайн-, так и онлайн-бизнесы. Денежные средства могут зачисляться несколькими способами: безналичным и наложенным платежем - в этих случаях клиенту проще отправить электронный чек; наличными при доставке - курьер может выдать как электронный чек с мобильного приложения, так и бумажный - с POS-терминала. Закон не требует обязательной выдачи бумажного чека, электронный вариант также допускается.

Кому нельзя обойтись без РРО

Кассовый аппарат предназначен для отслеживания операций по продажам и передачи данных на чеке для клиента. Всю информацию по движению финансовых ресурсов предприниматель обязан передать в государственную налоговую службу Украины. 

С 01.01.2022 РРО обязаны использовать физические лица предприниматели (ФОП) 2, 3, 4 групп, независимо от оборота.

То есть фискализации подлежат все субъекты предпринимательской деятельности, за исключением ФОП 1 группы и тех лиц, которые принимают исключительно безналичные платежи со счета на счет. Внимание: в случае оплат банковскими картами РРО обязателен.

Также допускается использование программных регистров расчетных операций (ПРРО). Например, checkbox.ua.

Что для бизнеса выгоднее: ПРРО или РРО

Чтобы разобраться в данном вопросе, разберем основные отличия классического и программного регистраторов:

1. Программный регистратор не требует покупки дорогостоящего оборудования, в то время как стандартный кассовый аппарат может стоить порядка 15000 грн. Если вы планируете выдавать бумажные чеки, вы можете использовать любой имеющийся принтер.
2. ПРРО дешевле в обслуживании. Вы платите только абонплату (в Чекбокс - 149 грн./мес.), все обновления и техническая поддержка для вас будут бесплатны. В случае с РРО вы платите ежемесячно порядка 250 грн. за услуги ЦСО, все обновления, техобслуживания - за дополнительную плату. Кассовый аппарат требует пломбировок, перепрошивок и замены каждые 7 лет.
3. Программная касса снимает с плеч вашего бухгалтера гору бумажной волокиты, а также позволяет контролировать всех кассиров из одного кабинета на портале.
4. Сломалась железная касса - ее забирают в сервис и торговля останавливается на несколько дней. В случае неполадок с программной кассой на одном устройстве (в магазине выключили свет или отключился интернет), вы не заставите клиентов ждать и сможете моментально выдать чек с мобильного телефона.

Законодательством не запрещается использовать какой-либо из вариантов. Выбирайте тот, что удобен именно вам. На сайте «Чекбокс» можно ознакомиться со всей информацией о программном продукте, узнать особенности интеграции с 1С и другими системами учета. С ПРРО каждый предприниматель останется доволен. Ознакомиться с условиями и тарифами можно на сайте. Первый месяц пользования — бесплатно.